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En las organizaciones, entre más complejo es el entorno, también lo es la coordinación, esto implica la necesidad de contar con sistemas eficaces para la gestión de personal y de tareas, que permitan a los colaboradores trabajar en equipo para alcanzar los objetivos de la organización.

Hoy en el blog de Brilio te contaremos qué es la coordinación organizacional, cómo se clasifica y su importancia en la eficiencia y productividad.

¿Qué es la coordinación organizacional?

La coordinación organizacional es una disciplina en la que se establecen métodos de cooperación entre equipos de trabajo para aquellos empleados que coinciden en el mismo centro de trabajo de forma recurrente. Estas medidas tienen el objetivo de prevenir los riesgos laborales y preservar la salud y seguridad de los colaboradores.

Esta coordinación requiere compartir información de forma correcta entre los colaboradores para evitar la duplicación de tareas, los errores y garantizar que los recursos y esfuerzos se encaminen a la misma dirección, o bien, al alcance de los objetivos del equipo.

¿Por qué es importante la coordinación organizacional?

En las organizaciones, no solo importa que se realicen las labores, sino los procesos que siguen los colaboradores y equipos de trabajo. En ocasiones, un departamento o un empleado considera que los objetivos que la organización tiene como prioridad no son tan importantes, por lo que ordenan sus prioridades de forma poco óptima. Sin embargo, no tener una integración adecuada entre equipos de trabajo resta productividad, eficiencia y rentabilidad.

Por otro lado, la coordinación organizacional ayuda a evitar el desperdicio de recursos, las redundancias, se reducen los tiempos de inactividad, los malentendidos, conflictos y errores. Además, se promueve una comunicación más clara y efectiva, que facilite la colaboración entre equipos y un clima laboral más positivo.

Tipos de coordinación

Existen diferentes tipos de coordinación organizacional, que varían según la estructura y necesidades de la organización y los equipos de trabajo. Los más comunes son:

Coordinación interna

La coordinación interna se da entre los miembros de un equipo de trabajo, departamento, sucursales, secciones y otros grupos dentro de la empresa. Implica que las funciones de los colaboradores estén integradas, reguladas y que sean medibles para asegurar el cumplimiento de los planes y objetivos.

Esta coordinación abarca a todos los empleados: gerentes, ejecutivos, vendedores, asistentes, supervisores, entre otros, y se subdivide en:

  • Coordinación vertical. Es el tipo de coordinación que se da entre los niveles jerárquicos de la organización, como los gerentes, ejecutivos, directivos o líderes con su equipo de trabajo. Es decir, es un tipo de coordinación entre una autoridad y sus subordinados.
  • Coordinación horizontal. Implica la coordinación entre unidades o departamentos que comparten el mismo nivel jerárquico. La coordinación entre los líderes de departamento es indispensable para el alcance de los objetivos globales, aunque entre directivos, supervisores o jefes todos tengan la misma jerarquía.

Coordinación externa

Las empresas no solo dirigen sus esfuerzos hacia sus procesos internos, sino hacia la satisfacción de las necesidades de una comunidad, como los clientes, proveedores de bienes y servicios, competidos, instituciones financieras y el público en general. Algunos actores de la coordinación externa son:

  • Los clientes son quienes adquieren productos y servicios de las organizaciones, por lo que son clave para la rentabilidad.
  • Los proveedores de materias primas e insumos tienen un impacto directo en las ventas, la producción y la eficiencia.
  • Los colaboradores no solo son parte de la coordinación y el alcance de objetivos, también requieren salarios justos, condiciones de trabajo adecuadas, seguridad y otros requerimientos que pueden dar lugar a la desintegración en caso de no atenderse.

Otros tipos de coordinación

  • Coordinación procesal y sustantiva. Consiste en la coordinación del contenido de las actividades de la organización mediante organigramas, procedimientos y definición de las líneas de autoridad de cada empleado.
  • Coordinación informal o voluntaria. Es un tipo de coordinación en la que los directivos no tienen injerencia. Se basa en comprensión, actitudes y cooperación compartida, en la que cada colaborador tiene una idea clara de lo que implica su trabajo.
  • Coordinación no humana programada. Consiste en el uso de sistemas de gestión de tareas o métodos programados para definir plazos de tareas y actividades interdependientes agrupadas.

Métodos de coordinación organizacional

Los métodos más conocidos de coordinación organizacional son:

Holgura de recursos

Consiste en mantener un “colchón” de recursos, como tiempo, materias primas, inventario, personal, entre otros por cada departamento. El objetivo de este método es tener cierta flexibilidad para adaptarse a diversas situaciones sin riesgos de pérdida. Por ejemplo, el stock de reserva puede ayudar a afrontar un momento de carencia o encarecimiento de insumos.

Relaciones laterales

Este método consiste en fomentar las relaciones interpersonales a través del contacto directo para integrar a los equipos, agilizar el intercambio de información, mejorar la comunicación y la resolución de problemas.

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