En general, en las empresas es indispensable conocer la estructura de la plantilla laboral, especialmente para facilitar los procesos de onboarding. Además, definir las jerarquías, funciones de cada área de trabajo y colaborador, es clave para una mejor gestión de Recursos Humanos.
Si no sabes cómo hacer el organigrama de una empresa, quédate a leer porque hoy en el blog de Brilio te contaremos los pasos a seguir. Pero antes te contaremos qué es un organigrama y su importancia en las empresas. ¡Comencemos!
¿Qué es un organigrama?
El organigrama es una representación gráfica del a estructura y organización de la plantilla de trabajo. Con este instrumento es fácil conocer las jerarquías, funciones y expectativas de crecimiento en una organización.
En un organigrama, los colaboradores suelen representarse por cajas o nodos unidos por líneas, las cuales indican las líneas de autoridad, responsabilidad y colaboración entre las áreas de la organización, que puede ser una institución educativa, gubernamental, o una empresa de cualquier tamaño.
Importancia de los organigramas empresariales
Un organigrama empresarial permite comprender la jerarquía en la organización, visualizar la distribución de la responsabilidad y relaciones de trabajo. Pueden ser instrumentos simples en los que solo se muestran las posiciones clave, los equipos o departamentos. O bien, pueden ser representaciones complejas, en las que se detallen las funciones de cada colaborador.
El organigrama forma parte de las presentaciones de negocios, procesos de onboarding, manuales de empleados y otros documentos organizativos que facilitan la comprensión de la estructura y cultura empresarial.
Pasos a seguir para crear tu organigrama
Paso 1. Define el tipo de organigrama
No importa si tienes una empresa pequeña, es importante que definas su estructura jerárquica, la cultura empresarial y el tipo de organigrama que quieres presentar. Los tipos más comunes de organigrama son:
- Verticales o jerárquicos. Es el organigrama tradicional, simple y el más conocido. Ideal para pequeñas empresas. Aquí las jerarquías se basan en un solo líder, del que dependen otros puestos o departamentos, pero con una línea jerárquica corta.
- Horizontales. Son organigramas con varias direcciones por lo que puede utilizarse en empresas con muchas subdirecciones, departamentos, gerencias y subáreas. Además, se puede extender en caso de que la empresa tenga oficinas o sucursales.
- Estructura matricial. Es un organigrama con estructura complicada porque se agrupa con base en los departamentos que conforman la empresa y se pueden dividir con base en el producto que manejen.
Al elegir el tipo de organigrama, considera el tamaño de la empresa, si tiene divisiones, sucursales u oficinas en otras ciudades. Además, considera que el organigrama no debe ser estático pues la estructura y colaboradores pueden cambiar, incrementarse, abrir nuevos departamentos o áreas.
Paso 2. Organiza las jerarquías
Determina la jerarquía de trabajo, es decir, las personas que toman las decisiones estratégicas, los líderes y puestos de mando. La estructura del organigrama comienza de arriba abajo con una línea de mando: directores ejecutivos, directores de área, jefes de departamento, vendedores, y así sucesivamente.
Definir la jerarquía también implica conocer las obligaciones concretas de cada colaborador, los niveles de mando, la cantidad de personas por las que tiene que atravesar un proceso y los encargados de tomar decisiones.
No importa si hay pocos niveles de mando, la organización ayuda a mejorar la comunicación entre los colaboradores y optimizar la gestión de Recursos Humanos. Además, si el organigrama es visible, los clientes también tienen una mejor idea de a quién deben dirigirse y la función de los empleados en la empresa.
Paso 3. Define tareas y responsabilidades
El organigrama puede ser tan escueto o informativo como tú lo desees. Para que sea efectivo, te recomendamos definir las tareas y responsabilidades de cada grupo o departamento y, de ser posible, de cada colaborador.
De este modo, podrás detectar si hay duplicidad de actividades, si hace falta personal, qué áreas dependen de otras, qué tareas se pueden delegar, conocer cuántas personas tiene a su cargo un líder, jefe o gerente, definir las funciones de los puestos de liderazgo, entre otros datos de gran importancia para tomar decisiones en beneficio de la empresa.
Paso 4. Asegúrate de difundir eficazmente el organigrama
Para que el organigrama sea eficaz, todos los colaboradores deben conocer la línea de mando, con quién deben reportarse, cuáles son sus funciones, la estructura de su área, quiénes son sus jefes directos y quiénes sus subordinados.
Existen muchas formas de difundir un organigrama, ya sea a través de la plataforma de trabajo que se maneje en la empresa, como una plataforma de e-learning, en la página web de la empresa, o incluso de forma impresa para que sea visible para los colaboradores.
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Licenciada en Administración Mercadotecnia por la Universidad Panamericana; cuenta además con un Máster en Dirección de Empresas y postítulo en Coaching Ontológico. Rosca es muy apasionada del desarrollo humano y la responsabilidad social corporativa.
